ZA214 - Strategien und Methoden für effektiven Wissenstransfer

13.02.2024 41 Minuten



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Björn Schorre
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Elena Schüßler-Roggenhofer

Zusammenfassung

Mein Gast heute ist Elena Schüßler-Roggenhofer, eine erfahrene Wissensmanagerin und Autorin digitaler Lerninhalte. Gemeinsam werden wir den Unterschied zwischen Wissen und Information untersuchen und den Kreislauf des Wissensmanagements erläutern.

Elena erklärt, dass Wissen aus Informationen entsteht, denen ein Erfahrungskontext hinzugefügt wird. Sie betont, dass es sowohl explizites Wissen gibt, das in Dokumenten festgehalten werden kann, als auch implizites Wissen, das in den Köpfen der Menschen liegt. Das Ziel des Wissensmanagements ist es, beide Arten von Wissen zugänglich zu machen und effektiv zu nutzen. Björn und Elena diskutieren auch die verschiedenen Aspekte des Wissensmanagements, sowohl strategisch als auch operativ.

Der strategische Aspekt beinhaltet das Setzen von Wissenszielen und die Evaluierung des Erfolgs. Der operative Aspekt umfasst die Identifizierung, den Erwerb, die Entwicklung, Verteilung, Nutzung und Bewahrung des Wissens. Dabei betonen sie die Notwendigkeit, sowohl explizites als auch implizites Wissen zu dokumentieren und für andere zugänglich zu machen.

Um dies zu erreichen, erklären sie den Kreislauf des Wissensmanagements, der verschiedene Iterationen umfasst. Zunächst identifizieren sie das relevante Wissen und erstellen eine Wissenslandkarte. Anschließend priorisieren sie die transferrelevanten Aspekte und setzen geeignete Transfermethoden um. Dieser Kreislauf dient als theoretisches Konstrukt, um wertvolles Wissen zu dokumentieren und für andere nutzbar zu machen. Sie betonen auch die Bedeutung von Strukturen und Plattformen, die den Zugriff auf das Wissen erleichtern.

Sie diskutieren auch die Herausforderungen des Wissensmanagements, insbesondere in Bezug auf das Ausscheiden von Mitarbeitenden und den demografischen Wandel. Es ist wichtig, das Wissen im Unternehmen zu bewahren und nachhaltig zugänglich zu machen, um den Wissenstransfer zu gewährleisten. Sie betonen, dass vernünftiges Wissensmanagement Zeit spart und die Effizienz steigert.

Abschließend gibt Elena praktische Tipps zur Umsetzung des Wissensmanagements, wie die Schaffung einer Wissensdatenbank und die Nutzung geeigneter Plattformen. Sie betont, dass Wissensmanagement eine gemeinsame Anstrengung ist, bei der verschiedene Abteilungen zusammenarbeiten sollten. Sie empfiehlt auch, sich an Experten für Wissensmanagement zu wenden und gemeinsam mit diesem eine Kultur der Wissensteilung im Unternehmen zu fördern.

Zusammenfassend geben sie drei Tipps für das Wissensmanagement: das Setzen von Zielen, das Sammeln und Zugänglichmachen von Wissen sowie die Motivation und Unterstützung der Mitarbeitenden beim Dokumentieren von Wissen.

Wenn Dir diese Episode gefallen hat, kannst Du sie gerne weiterempfehlen, sodass auch andere von den Tipps profitieren. Du kannst auch die Online-Bibliothek von Björn nutzen, um auf das Wissen des Systems Engineering zuzugreifen.

 

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Dann kannst Du Dir in meinem Online-Kalender auch gerne direkt einen Termin buchen: https://kalender.bjoernschorre.de

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P.S.: Mein Buch zum Thema Lastenhefte ist da. Du findest es auf der Verlagsseite von tredition

Sinnvolles Glossar

ZA209 - Wie du ein sinnvolles Glossar anlegst und verwaltest

05.09.2023 22 Minuten



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Björn Schorre

Zusammenfassung

In der heutigen Episode spreche ich über das Glossar eines Projektes. Mir ist es gerade in einem aktuellen Projekt passiert, dass ich gefragt wurde, wozu so ein Glossar den gut sei. Man würde doch schon wissen, was die Abkürzungen bedeuten.

Daher möchte ich einmal im Podcast darauf eingehen, warum ich immer beim Einstieg in ein Projekt ein Glossar anfange. Egal ob es ein Glossar vom Projektteam schon gibt oder nicht. Aus meiner Sicht hilft Dir so ein Glossar ungemein – zu Anfang, um für Dich Begriffe zu klären und später, um diese Begriffe anderen weiterzugeben.

Hör in meinen Podcast rein, denn das sind nicht die einzigen Gründe, warum ein Glossar wichtig ist.

 

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Bild zu Rollen im RE

Die Rollen im Anforderungsmanagement

Neben den Anforderungsdokumenten haben wir auch noch die verschiedenen Rollen bei der Erstellung von Spezifikationen.

Auf der einen Seite haben wir den Kunden, der in seinem Lastenheft ein Problem beschreibt, das er gelöst haben will. Zusätzlich haben wir die Interessensgruppen, die ebenfalls ein Problem beschreiben, das sie allgemeingültig gelöst haben wollen.

Auf der anderen Seite haben wir das Projektteam mit jemandem, der sich mit dem ganzen Thema Requirements Engineering beschäftigt und versucht, überhaupt das Problem zu begreifen. Dann gibt es jemanden, der sich mit dem ganzen Systemdesign beschäftigt. Das ist jemand, der versucht, aus den Anforderungen eine Lösung zu definieren. Und dann haben wir einen Projektmanager, der halt in diesem ganzen Kontext noch versucht, das Team zum Erfolg zu führen.

Das zusammen ist genau die Schnittstelle, und wir sehen auch da: Auf der einen Seite liegen die Lastenhefte und auf der anderen Seite die Pflichtenhefte nach der klassischen Beschreibung.

Rollen im Anforderungsmanagement

Rollen im Anforderungsmanagement

Am Ende bilden die Rollen auch die Arbeitsergebnisse ab. Ein Requirements Engineer wird also die Anforderungsspezifikation (SRS) erschaffen. Ein Systemdesigner oder ein Systemarchitekt wird die Architekturspezifikation (SAS) schreiben, und der Projektmanager beschreibt in der Regel in seinem Projekthandbuch all die nichttechnischen Anforderungen an ein System.

Je komplexer Systeme werden oder je dynamischer ihre Funktion ist, desto wichtiger wird es, sich intensiv mit diesen Dokumenten und Spezifikationen zu beschäftigen. Ein System, das einen relativ einfachen Aufbau hat und auch keine großartige Dynamik besitzt, muss nicht in aller epischer Breite sämtliche oben beschriebenen Spezifikationen besitzen, wenn eigentlich klar ist, was wichtig ist. Das bedeutet aber, sie nicht komplett wegzulassen, sondern mit Sinn und Verstand nur das, was gebraucht wird, umzusetzen.

Je komplexer ein System wird oder gar je mehr Unterlieferanten dabei sind, also je mehr Menschen auch in diesem Projekt eingebunden sind, desto wichtiger werden Spezifikationen. Denn Spezifikationen sind am Ende nichts anderes als eine Dokumentation von Wissen.

Requirements-Engineering mit Word und Excel

Immer wieder melden sich Leser, die in ihren Unternehmen die nötigen Anforderungen und Spezifikationen für Projekte schaffen, aber kein Requirements-Engineering-Werkzeug haben. Entsprechend versuchen sie, mit Word und Excel zu arbeiten, was nicht immer einfach ist – und weswegen ich die nächsten Beiträge diesem Thema widmen möchte.

Ich werde im Folgenden die vielen Fragen aufgreifen, die sich um Requirements Engineering mit Word und Excel drehen.

Viele, gerade kleine und mittelständische Firmen haben für ihre Projekte oftmals keine aufwändigen und großen Requirements-Engineering-Tools, wie man sie aus komplexen Projekten kennt.

Diese Tools sind in der Regel recht teuer, oft sehr vielschichtig und relativ komplex zu bedienen. Also nutzen viele Unternehmen – beinahe „traditionell“ – die Word- oder auch Excel-Werkzeuge.

Hinzu kommt häufig, dass die fachliche Ausbildung in Sachen Requirements Engineering fehlt: Viele wissen schlicht nicht, was es bedeutet und wie relevant es ist. Entsprechend nehmen sie einfach das, was sie haben – in der Regel Microsoft Office – und versuchen, ihre Requirements damit zusammenzubauen.

Das Ziel dieser Episoden ist es, euch das nötige KnowHow und viele Tipps zu vermitteln, um eure Spezifikationen mit Word zu handhaben. Zunächst habe ich ein paar Begriffsklärungen und ein wenig Hintergrundwissen für Leser, die die vorangegangenen Beiträge noch nicht kennen.

Tiger and Turtle, Duisburg

ZA208 - Agilität im Systems-Engineering

25.07.2023 46 Minuten



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Björn Schorre
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Thaddäus Dorsch

Zusammenfassung

In dieser Folge tauchen wir in die Welt der Systemtechnik ein und untersuchen die Einbeziehung von Agilität in den Prozess. Mein heutiger Gast ist Dr. Thaddäus Dorsch, ein Experte auf dem Gebiet des Systems-Engineering und der agilen Methoden. Wir erfahren etwas über die Kernkonzepte des Systems-Engineering, wie Agilität eine entscheidende Rolle spielt, Best-Practice-Benchmarks für die Implementierung von Agilem Systems Engineering und die wichtigsten Erfolgsfaktoren, damit es effektiv funktioniert.

Das agile Manifest der Software-Entwicklung: https://agilemanifesto.org/iso/de/manifesto.html (bitte zuerst lesen)

Link auf das agile Manifest der System-Entwicklung: https://www.agile-systems-engineering.com/

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Du brauchst Hilfe bei der Definition der Anforderungen an Dein Produkt?

Dann kannst Du Dir in meinem Online-Kalender gerne einen Termin buchen: https://kalender.bjoernschorre.de

 

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P.S.: Mein Buch zum Thema Lastenhefte ist da. Du findest es auf der Verlagsseite von tredition

 

Wie detailliert soll ich Anforderungen beschreiben?

In Pflichtenheften für komplexe Systeme ergibt es mit Sicherheit keinen Sinn, die letzten Controller-PINs oder den Variablennamen im Quellcode zu beschreiben.  Wichtig ist, dass ich das, was ich konzeptionell erwarte, z.B. ein Geschwindigkeitssignal in einer gewissen Auflösung in einem gewissen Wertebereich, beschreibe.  Wie das Software-Team das unten auf deren Ebene in seine Spezifikation und in seine Lösung umsetzt und dass da irgendwelche Coding-Styleguides berücksichtigt werden usw. usw., das werde ich oben auf Systemebene schon gar nicht beschreiben.

Das tue ich schlicht aus dem Grund, dass ich dem Team auch einen Lösungsraum bereithalte, mit dem es arbeiten kann. Das macht es gerade dann besonders schwierig, und das ist häufig auch meine Erfahrung, wenn Kunden versuchen, im Pseudocode im Lastenheft Funktionen zu beschreiben. Dann bin ich auf der Systemebene immer gefordert, davon wieder zu abstrahieren, um klar zu verstehen, was will der Kunde eigentlich will. In der Regel nehme ich dann SysML, um ein Verhalten als Diagramm darzustellen. Ein Pseudocode im Lastenheft geht nämlich schon fast bis zu Variablennamen herunter. Damit ist es a) schwer verständlich und b) schränkt es den Lösungsraum auf 0 ein.

Das mag zwar ganz nett sein, aber wir haben immer bei komplexen Systemen das Problem, dass wir zwischen verschiedenen Lösungsmöglichkeiten abwägen müssen. Wenn ich keinen Handlungsspielraum mehr habe, werde ich an der Stelle dermaßen fixiert, dass ich möglicherweise das gesamte System überhaupt nicht lösungs- und zielorientiert umsetzen kann. Bei all diesen Spezifikationen gilt für einen pragmatischen Einsatz: Je einfacher ein System und je weniger Anforderungen vorhanden sind, desto weniger müssen Sie sich mit komplexen Spezifikationsstrukturen herumschlagen.
Bei manchen reicht aus meiner Erfahrung heraus die Architekturspezifikation (SAS) völlig aus. Man soll in Verbindung mit dem System Footprint auf der Lastenheftebene (= Kundenebene = „Wünsch-dir-was“ des Kunden oder Produktmanagements) einfach pragmatisch bleiben.

Wichtig: Weglassen heißt nicht komplett weglassen, sondern nur, das, was sie mit Sinn und Verstand als nutzlos nicht brauchen. Aber definitiv lassen sie nicht diese gesamte Ebene weg, sonst kommen sie in Situationen, dass sie nachher nicht mehr nachvollziehen können, was sie da eigentlich wollten, und der Kunde nicht das Gewünschte bekommt.

Was ist ein Pflichtenheft?

Wie immer gibt es wunderschöne Normen, und gemäß der DIN 69901-5 enthält das Lastenheft „die vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Anforderung an die Lieferung und Leistungen eines Auftragnehmers innerhalb eines Auftrags“. So kann man es bezeichnen. Ich würde einfach das Ganze mal ein bisschen pragmatischer sehen: Das Lastenheft beschreibt in der Regel, womit und wofür etwas gemacht werden soll. Mit anderen Worten, es ist am Ende des Tages das „Wünsch-dir-was“ des Kunden aus seiner Sicht.

Aber auch über das Pflichtenheft sagt die DIN 69901-5 etwas: „die vom Auftragnehmer erarbeiteten Realisierungsvorgaben aufgrund der Umsetzung des vom Auftraggeber vorgegebenen Lastenheftes“.  Schön, oder einfacher gesagt, das Pflichtenheft beschreibt, wie und womit etwas realisiert wird. Das ist dann die Antwort auf das Lastenheft des Kunden. Er schreibt sein Wünsch-dir-was, und im Pflichtenheft schreibe ich, wie ich das Problem verstanden habe und was ich davon umsetzen kann.

Ich habe ja einigen Episoden schon darüber referiert. Mir gefallen aus der heutigen Sicht die Begriffe „Lastenheft“ und „Pflichtenheft“ nicht mehr. Sie sind aus meiner Sicht zu allgemein. Wir müssen es gerade bei komplexeren Projekten detaillierter und differenzierter sehen. Und gerade beim Thema Systempflichtenhefte gibt es eben zwei Dokumente, die zusammen das Bild eines Pflichtenhefts ergeben. Auf der einen Seite das Dokument Systemanforderungsspezifikation (SRS), also die Beschreibung des Problembereichs. Das Ziel dieses Dokuments ist, die definierten Kundenanforderungen in einen Satz von technischen Systemanforderungen zu übertragen, die das System begleiten.

Dann gibt es noch ein zweites Dokument, die Systemarchitekturspezifikation (SAS). Das ist eigentlich der Lösungsbereich. Hier beschreibe ich, wie ich die Lösung entwerfen will, denn hier entstehen nochmals andere Anforderungen. Nicht alle Systemanforderungen werde ich erfassen, sondern ich muss mir auch auf der Architekturseite Gedanken über die Vollständigkeit der Anforderung machen. Das Ziel dieses Dokumentes ist die Identifikation, welche Anforderungen, welche Komponenten dann welchen Elementen des Systems zugeordnet werden müssen.

Diese beiden Dokumente sind zusammen ist eigentlich das, was im allgemeinen Sprachgebrauch Pflichtenheft genannt wird. Als Systemingenieur rede ich natürlich auch von dem Systempflichtenheft oder Systemspezifikationen, das heißt, beide Dokumente sind konzeptionell gehalten.

Aus der Praxis für die Praxis

 

Lastenheft vs. Pflichtenheft – Die verschiedenen Ebenen von Spezifikationen

Wie können Projekte pragmatisch mit Lastenheft und Pflichtenheft umgehen? Ein Thema, das zurzeit eine Menge Leute beschäftigt und bei dem wir einige Zusammenhänge besprechen müssen, um später die Umsetzung besser zu verstehen.

Ein Aspekt, der in diesem ganzen Zusammenhang mit Lastenheften und Pflichtenheften mitspielt: Es gibt Spezifikationen auf verschiedenen Ebenen. Ich erkläre ganz bewusst ein paar neue Begriffe, weil Lastenheft und Pflichtenheft aus meiner Sicht heraus alte Begriffe sind und damit zu allgemein für diese Herausforderung. Weiterlesen

ZA207 - Lastenheft Rütteltest

24.05.2023 17 Minuten



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Björn Schorre

Zusammenfassung

Aus vielerlei Gründen ist es notwendig, ein Lastenheft-Review durchzuführen. Dazu gehört zum Beispiel, dass der Autor die Qualität überprüft haben will, um vor der Weitergabe des Dokuments sicher zu sein. Daneben werden Reviews aber auch zu Zwecken der Qualitätssicherung eingesetzt. Und zu guter Letzt ist es notwendig ein Review durchzuführen, weil es der Prozess so vorsieht.

Je nach Anwendungsfall gibt es verschiedene Methoden und Techniken, die eingesetzt werden können. Welche das sind und was ich Dir mit meinem Lastenheft Rütteltest als Service anbiete, erfährst Du in dieser Podcast-Episode.

Mein Vorgehen zum Lastenheft Rütteltest habe ich hier zusätzlich dokumentiert: https://lastenhefterstellen.de/vorgehen-lhreview/?utm_source=zukunftsarchitekten-podcast.de&utm_medium=podcast&utm_campaign=zap207

 

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Interview Setup

ZA205 - Vom Lebenszyklusmodell zum PEP - Unterstützung durch ein digitales Prozessmodell

11.04.2023 32 Minuten



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Björn Schorre
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Alexander Efremoff

Zusammenfassung

Das digitale Prozessmodell hat Alexander Efremoff auf seinen Reisen mit dem Zug durch Deutschland realisiert. Warum er es für sinnvoll hielt, das Prozessmodell zu digitalisieren hat er auch in diesem kurzen Video erklärt. Basis für die Umsetzung waren die Prozesse des Lebenszyklusmodells der ISO 15288.
Im Interview erzählt Alexander von seiner Begeisterung für das Prozessmodell. Außerdem verrät er, wie Du das Prozessmodell nutzen kannst, um auf der Basis von Best Practices Deinen PEP entwerfen kannst.

Du findest das Prozessmodell auf den Seiten der GfSE. Es ist frei in der Nutzung: https://www.gfse.de/prozessmodell

Das Prozessmodell ist auch in der englischen Version auf den Seiten der INCOSE zu finden:

 

Wenn Du Dich mit Alexander Efremoff vernetzen willst, dann kannst Du dies auf seinem LinkedIn-Profil tun.

 

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